Personvernerklæring for Jernbaneskolen

1. Introduksjon

Vi jobber kontinuerlig med å sikre at dine personopplysninger skal være trygge og at opplysningene behandles i tråd med regelverket. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om hvordan vi behandler dine personopplysninger.

Bane NOR læring, inkludert Jernbaneskolen, er jernbanesektorens ledende kompetansesenter og kursleverandør av profesjonell opplæring innenfor jernbane. Dette inkluderer, ikke begrenset til behandling av data om egne ansatte, eksterne instruktører og kursdeltakere.

All behandling av personopplysninger som inkluderes i læring fra Bane NOR, er nødvendig for å levere det tilbudet som Jernbaneskolen og andre tilbydere relatert til opplæring tilbyr. Når du tar et kurs hos oss, vil ulike typer av personopplysninger som vedrører deg bli behandlet. Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg som person. 

Denne personvernerklæringen omhandler vår behandling av personopplysninger når du er student eller kursdeltaker ved opplæring sortert under Bane NOR, uansett om du er ansatt i Bane NOR eller er en ekstern deltaker.

For ytterligere informasjon om behandling av dine personopplysninger som ansatt i Bane NOR, se vår personvernerklæring på intranettet. Er du i kontakt med oss på andre måter enn som student, kursdeltaker eller ansatt, gjør deg kjent med vår generelle personvernerklæring.

2. Behandlingsansvar

Bane NOR SF er behandlingsansvarlig for personopplysninger som brukes av Jernbaneskolen eller andre læringsaktiviteter innenfor Bane NOR læring.

3. Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Behandling av personopplysninger gjennom læring i Bane NOR skjer iht. GDPR og/eller andre relevante lover og reguleringer.

Som en tilbyder av utdanning, behandler Bane NOR personopplysningene dine i hovedsak for å oppfylle sine forpliktelser etter forskrift om opplæring for personell med arbeidsoppgaver av betydning for jernbanesikkerheten, og andre lover og forskrifter som er laget for opplæring av virksomheter drevet av eller for Bane NOR.

Vi behandler også personopplysningene dine for å oppfylle en avtale med deg eller fordi vi har en berettiget interesse som krever behandling av personopplysninger, for eksempel behovet for å administrere opplæringsaktivitetene.

4. Innhenting av personalopplysninger

Når du deltar på våre kurs, samler vi inn personopplysninger fra deg primært i forbindelse med registreringsprosessen og læringstiltak. I noen tilfeller kan informasjonen være hentet fra offentlige registre og fra andre offentlige organ. Hvis du er en kursdeltaker og allerede er ansatt i Bane NOR, er mye av informasjonen allerede registrert om deg som ansatt i Bane NOR. I andre tilfeller kan informasjon ha blitt produsert gjennom utdanning eller kursene hvor du har deltatt, f.eks. gjennom eksamensresultater.

Du vil også etterlate deg elektroniske spor ved bruk av tilgangskort, IT-systemer, digitale verktøy, samt ved enkelte lokasjoner gjennom kameraovervåking.

5. Sikkerhet ved behandling

Dine opplysninger vil bli registrert i ulike IT-systemer og tjenester. I tillegg kan Bane NOR ha informasjon om deg via papirdokumentasjon.

Bane NOR arbeider kontinuerlig for å sikre at dine personopplysninger er lagret på en slik måte at det er beskyttet mot uautorisert tilgang. Tilgang til din informasjon skal være begrenset til din arbeidsgiver, administrativt personell, personer med offisielle behov eller offentlige myndigheter autorisert til å få tilgang til informasjonen.

Bane NOR utfører regelmessige risiko- og sårbarhetsanalyser av datasystemene som brukes for å sikre din personlige informasjon.

6. Databehandlere og overføring av personopplysninger

Utlevering av din personlige informasjon til andre skal aldri skje uten lovlig grunnlag. I enkelte tilfeller, vil Bane NOR levere ut informasjon til tredjeparter. Dette kan f.eks. være tredjeparter som f.eks. eksterne instruktører eller Statens Jernbanetilsyn.

I mange tilfeller vil eksterne samarbeidspartnere behandle personopplysninger på vegne av Bane NOR, f.eks. ved bruk av flere sentrale IT-systemer. Når andre behandler persondata på våre vegne for å bruke systemer eller sørge for å utføre tjenester, vil en databehandlingsavtale bli inngått for å sikre riktig bruk av informasjonen og også sikre at personopplysningene ikke brukes til andre formål enn det som er hensikten.

7. Lagring av personalopplysninger

Din personinformasjon lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet for innhenting av opplysningene, slik som å administrere kursdeltakelse, eller for å overholde myndighetskrav og juridiske forpliktelser.

8. Bane NOR læring - behandling av personopplysninger

Under vil du finne en oversikt over de viktigste typene for behandling av personalopplysninger, som gjøres gjennom Bane NOR sine læringsaktiviteter. Oversikten er ikke komplett eller uttømmende.

8.1  Administrasjon av utdanninger eller kurs

Bane NOR behandler opplysninger om deg for å administrere studier og kurs. Vi behandler ulike typer av personopplysninger, f.eks. kursregistreringer, deltakere, tildeling av eksamen, vurdering av resultater og kursbevis.

8.2 Tilgangskontroll og logging

Personalopplysninger behandles i sammenheng med varierte former for tilgangskontroller og logging. Personalopplysninger er også registrert i sammenheng med administrasjon av adgangskort og inngang/utgang for alle som er autorisert for tilgang til Bane NOR sine bygninger og fasiliteter. I tillegg er IT-systemene programmert til formål om å oppdage sikkerhetsbrister og hendelser.

Alle typer av tilgangskontroll og logging blir gjort av sikkerhetshensyn. GDPR og arbeidsmiljøloven setter strenge grenser for tilgang til å bruke informasjon fra tilgangskontroller og logger til andre formål enn sikkerhet.

Behandlingen av personopplysninger er i henhold til en legitim interesse for Bane NOR. Bane NOR har vurdert at tilgangskontroll og logging er nødvendig for å sikre eiendommene våre og for å sikre sikkerheten til våre ansatte i tilfelle hendelser.

8.3 Annet

Bane NOR behandler også informasjon om deg for enkelte andre formål enn de som er nevnt over.

F.eks. inkluderes administrasjon av brukerkontoer i ulike IT-systemer, markedsføring og publisering på internett og intranett, administrasjon av kantinekonto og registreringer av ulike arrangement. Felles for disse andre formålene er at behandlingen av personopplysninger skjer med forankring i lov, ansettelseskontrakt, Bane NOR sin legitime interesse eller i noen tilfeller ved samtykke.

8.4 Saksbehandling og arkivering

Bane NOR bruker Public360 arkiv og saksbehandlingssystem med elektronisk journalføring og elektronisk oppbevaring av dokumenter. Eksamensresultater blir arkivert i Bane NOR sine systemer for læring. Spesielle sikkerhetstiltak og rutiner for informasjonsdeling og tilgang er etablert i arkivet.

Bane NOR er underlagt offentlighetsloven og har en offentlig postjournal. Personopplysninger som er lovpålagt å være konfidensielle, er beskyttet.

9. Rettighetene dine som er registrert

• Du har rett til å bli gitt informasjon om hvilke personopplysninger Bane NOR læring har behandlet om deg og du kan få innsyn i disse opplysningene.
• Du kan be om at Bane NOR retter opp eller legger til opplysninger om deg, som ikke er korrekt eller er villedende. I enkelte situasjoner kan du be Bane NOR om å slette opplysninger som er registrert om deg.
• Du har rett til å kreve at Bane NOR ikke lenger behandler personopplysninger om deg hvis behandlingen er basert på berettigede interesser, med mindre det foreligger grunner som går foran dine interesser eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
• Hvis du har gitt oss samtykke til at vi bruker opplysninger om deg, kan du når som helst trekke samtykket tilbake

10. Kontakt og klage